O tema da Gestão de tempo é algo que me interessa e fascina há vários anos e já li vários livros sobre o tema. As minhas técnicas e truques que nem sempre funcionam, ajudam bastante. Em junho, por mero acaso acabei por ir a um workshop de gestão de tempo e aprendi muito mais do que esperava.
As metodologias de gestão de tempo têm grande gurus como Stephen Covey, David Allen ou Julie Morgenstern (entre outros). Cada um tem abordagens diferentes, mas muitos pontos comuns; o papel do público deste segmento de literatura/desta área acaba por ser pegar em todas estas estratégias e criar o seu próprio sistema pessoal que pode ser uma adoção quase integral de uma proposta dos autores, ou pode ser uma adaptação de várias fontes, selecionando as estratégias que mais se adequam às suas necessidades.
O workshop do Pedro Amorim no fundo foi uma partilha pessoal da sua visão de diferentes métodos, mas como acabamos sempre por filtrar a informação que recebemos, partilho convosco 3 das grandes estratégias que o Pedro sugeriu:
- Inbox Zero
- Tunnel time
- Ficar confortável com tarefas incompletas
Inbox Zero
Inbox zero foi a primeira estratégia que tentei implementar depois do workshop e implica de alguma forma “limpar” todas as mensagens de email o mais rapidamente possível.
Para mim, a inbox zero significa a capacidade de manter o diálogo que importa a fluir.
Inbox zero inclui 4 grandes ferramentas, também conhecido pela estratégia dos 4 D’s: Delete (apagar), Defer (adiar), Delegate (delegar), Do (fazer). NÃO significa concluir todas as tarefas todos os dias, mas implica dar respostas a coisas importantes e limpar a inbox de forma a não perdermos informação relevante (algo que é fácil de acontecer quando temos 1974 mensagens por ler no email).
Fiz deste processo um desafio de 30 dias e muito resumidamente posso dizer que mudou bastante a forma como eu giro o meu trabalho e salientou a importância de implementar diariamente a segunda estratégia deste post, o tunnel time – porque quando usamos a estratégia de inbox zero, a nossa lista de coisas a fazer (to-do list) não está no email, mas sim noutro sítio (outra app, num caderno, etc.) o que implica que temos mesmo de fazer essas tarefas fora do tempo em que estamos a responder a e-mails.
Tunnel time
Esta foi a estratégia que mais me marcou no workshop, porque sendo um conceito muito simples acredito que a sua implementação pode fazer mesmo muita diferença no meu trabalho e produtividade.
Um dos grandes contributos de Stephen Covey para a área de gestão de tempo é chamar tão bem a atenção para a diferença entre tarefas importantes e tarefas urgentes. Nem sempre esta distinção é clara, mas é importante termos uma noção da mesma: nem todas as tarefas urgentes são importantes. A urgência é determinada por fatores essencialmente externos, enquanto que a importância tem sobretudo que ver com a coerência com as nossas prioridades pessoais e os nossos valores. A urgência das tarefas tem sobretudo que ver com pressões de tempo; a importância das tarefas com os nossos valores.
É fácil cairmos no ciclo das tarefas urgentes ou de fazermos coisas por pressão de tempo – mas isto nem sempre contribui para atingirmos os nossos objetivos.
O conceito de tunnel time consiste num período diário de tempo em que todas as distrações são eliminadas e apenas se faz uma tarefa importante que requer concentração. Idealmente deve ser estipulado um período fixo diário para a tarefa que pode ser uma ou duas horas (embora duas horas sejam realmente muito difíceis de conseguir fazer em tunnel time) e nesse tempo, não se responde a emails, vê vídeos ou faz outra coisa que não seja a tarefa selecionada. É um periodo de monotarefa (singletasking).
Para mim este método fez especial sentido porque foi graças a ele que consegui concluir o meu doutoramento num período em que tinha uma quantidade exagerada de aulas: todos os dias acordava às 6h e entre as 6h e as 8h só trabalhava no doutoramento, escrevendo e lendo coisas que tinha selecionado ou fazendo tarefas importantes.
Duas horas podem não parecer muito, mas a verdade é que não é fácil fazer duas horas de trabalho concentrado (houve dias que destas 2h aproveitei meia hora ou mesmo 15 minutos, dependendo do nível de cansaço), mas a verdade é que reduziu em muito o meu nível de frustração com a tarefa major que é o doutoramento, reduziu o meu stress e fez com que mais depressa ou mais devagar o trabalho avançasse. Também contribuiu para a minha capacidade de concentração com outras tarefas, na medida em que não sentia que “devia era estar a fazer outra coisa” enquanto fazia coisas que também eram relevantes, embora não contribuíssem para esse grande objetivo.
Uma das coisas que sinto que pode ajudar com a implementação de tunnel time de forma eficaz é a terceira ideia-chave: estar em paz com as tarefas incompletas.
Tarefas incompletas
A capacidade de fazer tarefas de forma incompleta é amplamente subvalorizada. Muitas vezes desperdiçamos a oportunidade de fazer um bocadinho de uma tarefa porque não teremos a oportunidade de a fazer de fio a pavio, ou adiamos a resposta a um email porque não temos toda a informação que nos pedem.
Tarefas incompletas permitem iniciar um trabalho que não nos apetece muito fazer, lidando com os primeiros momentos de ansiedade e percebendo melhor um pouco quão difícil ou os recursos necessários para fazer a mesma. Responder a um email mesmo sem toda a informação solicitada, permite que a outra pessoa receba alguma da informação de que necessita, o que pode desbloquear pelo menos parte do seu processo.
Tenho tentado aplicar este princípio sempre que posso, desde que me tornei mais consciente do mesmo.
E agora?
Penso que estas três estratégias se complementam bem e se promovem entre si. No mês de julho desafiei-me a fazer 30 dias de inbox zero e reparei na falta que as outras duas estratégias me fizeram.
Agora, de 16 de agosto a 16 de setembro vou tentar fazer todos os dias pelo menos uma hora de tunnel time. O meu objetivo principal é no final deste período ter já escrita a primeira versão de um capítulo que me comprometi entregar em outubro.
Helena G. Martins 
Gerir o tempo, ando que parece fácil, mas muitas das vezes uma missão impossível… gostava de conseguir gerir de uma melhor forma o meu tempo… bem tento mas ainda não consegui… acho que podemos englobar a organização temporal, mas continuo a achar que é difícil… obrigado pelas tuas ideias.
Gerir o tempo, parece fácil, mas muitas das vezes uma missão impossível… gostava de conseguir gerir de uma melhor forma o meu tempo… bem tento mas ainda não consegui… acho que podemos englobar a organização temporal, mas continuo a achar que é difícil… obrigado pelas tuas ideias.
Atualmente, a gestão do tempo é muito importante. Pra mim é um verdadeiro problema, já que sou muito esquecida… preciso fazer as coisas na hora e com isso acabo ficando sobrecarregada. Preciso aprender a gerir meu tempo melhor
Antes da difusão alargada do email, trabalhei em empresas onde havia um Clean Desk Policy, que implica chegar ao final do dia com o espaço de trabalho vazio e arrumado. Desde a minha primeira conta de email que tenho vindo a aplicar esse mesmo princípio à Inbox, resultando na tal Inbox Zero.
Perturba-me imenso ver Inboxes de outras pessoas, cheias de mensagens lidas ou por ler. A imagem mental que tenho nessas ocasiões é a de ver essas pessoas chegarem à caixa de correio de casa, lerem a correspondência, e colocarem novamente as cartas dentro da dita caixa.
O Tunnel Time é algo de que nunca tinha ouvido falar. Curiosamente, recentemente adotei uma estratégia que me permite fazer praticamente tudo em Tunnel Time: desativei a grande maioria das notificações sonoras do telemóvel, mantendo apenas as visuais. O efeito que isto tem é que posso fazer tudo sem nunca ser perturbado desnecessariamente.
Isto requer que eu regularmente veja se há algo à minha espera no telemóvel, claro, embora baste olhar de relance para ver se a luzinha está a piscar. A diferença fundamental é que a iniciativa de consultar o telemóvel agora parte de mim – não surge mais como uma resposta.