[D30D] Um mês de inbox zero

Em julho tentei implementar o sistema de inbox zero que vi pela primeira vez num workshop sobre gestão de tempo. Achei uma estratégia “game changer“, mas requereu disciplina e implicou enfrentar alguns desafios.

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Descobri esta metodologia de “inbox zero” num workshop a que fui por mero acaso (ia dar o workshop seguinte, e já estava na Reitoria, acabando por aproveitar a partilha fantástica do Pedro Amorim sobre Gestão de Tempo) e fiquei com a pulga atrás da orelha.

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Em traços gerais, a estratégia de “inbox zero” visa fazer com que todos os dias se “esvazie” a caixa de email. Isto NÃO significa resolver todas as tarefas todos os dias (nem sempre é possível), mas significa ver todos os e-mails e dar seguimento a tudo o que é possível, usando os 4 D’s: defer (adiar), delegate (delegar), delete (apagar), do (fazer). O último D, “do” é sempre aplicável de forma imediata se essa tarefa demorar menos de 2 minutos.

Há outras estratégias que são auxiliares ao “inbox zero” e que cuja importância se tornou evidente para mim ao longo do mês, nomeadamente aquilo a que o Pedro Amorim chamava de “tunnel time” (um período por dia em que estamos só dedicados a tarefas importantes e desligamos de tudo o resto) e a capacidade de fazer coisas de forma incompleta (para mim implica estar em paz com começar coisas mesmo que saiba que não terei tempo de as concluir ou responder a alguém pela metade que tenho à mão ou que me é possível fazer imediatamente, e depois concluir a minha resposta).

A “inbox zero” é sobretudo uma estratégia de combate à procrastinação e uma forma de não sermos o bloqueio na estrada (o bottle neck) de projetos em equipa.

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Uma das coisas que mais ecoou em mim logo no dia do workshop foi a ideia que só procrastinamos tarefas quando temos alguma barreira com elas, e que essas barreiras podem ser emocionais. Quantas vezes não dou por mim a evitar tarefas porque me deixam nervosa ou ansiosa e depois vou fazê-las e
a) demoro muito menos tempo do que o previsto e
b) não são assim tão más.

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Confrontei-me com esta realidade logo no primeiro dia: o primeiro desafio de uma inbox zero, para mim, foi combater a ansiedade.

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Dia 1 de julho, o dia em que começou oficialmente o desafio, já eu andava desesperadamente a tentar responder a todos os e-mails há pelo menos 4 dias (foi esta dificuldade que me fez pensar que eu precisaria deste desafio).

Estava quase tudo limpo e o que acontece? Não consigo resolver o email que estou a adiar há mais tempo do que me permito admitir publicamente. Tentei e tentei e acabei sempre por fugir de todas as formas e feitios, incluindo voltar a jogar “bigfarm”, o meu guilty pleasure e principal forma de procrastinação improdutiva.

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O segundo passo foi ativar os filtros de email. Quando o objetivo diário é criar inbox zero, de repente ver 50 emails na inbox é um stress desnecessário. No segundo dia, simplesmente comecei a fazer “unsubscribe” de todos as newsletters que não leio. Eu achava que tinha eliminado a maior parte das mailing lists logo na primeira tentativa, mas a verdade é que não! Nas semanas seguintes continuei a eliminar newsletters que tinha em algum momento achado que me seriam muito úteis mas que na realidade nunca consultava.

Desta experiência fiquei a achar que algumas newsletters ignoram simplesmente os pedidos de unsubscribe e outras nem sequer têm a opção de deixar de subscrever o que deixa a coisa ainda mais esquisita; todas vão direitinhas para o Spam sem dó nem piedade.

À medida que os dias foram passando fui reparando que mais e mais newsletters eram eliminadas, mesmo aquelas que eu achava que ia querer manter sempre. Eliminar newsletters também me foi dando mais clareza mental e liberdade criativa porque não estava preocupada com o que tenho para responder no e-mail.

 

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Logo no início também tornou-se clara a necessidade de “tunnel time“, ou tempo em que estou plenamente concentrada em tarefas importantes: porque para ter a inbox limpa e não estarmos o dia todo só a responder a email significa que estamos a guardar tarefas para fazermos em trabalho concentrado – e que já nos comprometemos a entregar as mesmas, logo temos de as fazer (acho que próximo passo é instaurar o tal “tunnel time” de forma mais eficaz).

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O exercício de Inbox zero também reiterou a minha opinião que o email é para ver no máximo 2 vezes por dia, se não, não se faz mais nada. No início estava a ver email às 11h e às 16h e tipicamente demorava 2 horas a responder aos emails das 11h (mas incluía neste rol e-mails atrasados que tinham sido adiados para o dia seguinte), mas rapidamente a primeira ronda de e-mails começou a demorar menos e menos tempo.

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A gestão emocional do email (a ansiedade por ver muitas coisas por responder e muitas tarefas para fazer) foi na realidade a coisa mais difícil que fui fazendo ao longo do mês, e a que mais avanços e recuos teve, e que implicou perceber várias coisas sobre a minha forma de lidar com esta ansiedade. Uma estratégia que fez muita diferença para mim foi uma frase que uma colega reiterou enquanto resolvia um assunto que a mim me teria gerado muita ansiedade e procrastinação: assumiu o erro e disse simplesmente “é o que é”. Depois tentou resolver da melhor e mais rápida forma ciente de que poderia haver consequências chatas; o mantra? “É o que é”, um lema que adotei com entusiasmo e aplico quando tenho de fazer coisas em que sinto que estou a falhar.

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No entanto, à medida que o tempo foi passando, começou a tornar-se mais fácil gerir o caos e o exercício de inbox zero começou a ser muito mais eficiente, mas também mais relaxado: dei por mim a querer começar pela inbox zero de manhã, em vez de fazer o “aquecimento mental” com um par de vídeos de youtube como anteriormente. De certa forma sinto que estou a usar o e-mail para procrastinar coisas mais difíceis, em vez de jogar algum jogo ou mesmo ver vídeos. Não é espetacular, já que esse não é objetivo, mas sim o oposto (eliminar a procrastinação), no entanto é uma forma bem mais produtiva de o fazer!

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No final do mês dei por mim a perceber o porquê de ficar com e-mails por responder. Tinha um prazo importante que derrapou e levou a que precisasse de pedir uma extensão do mesmo. À medida que fui ficando mais frustrada e menos feliz com o facto de não estar a conseguir produzir o que precisava, dei por mim a não conseguir responder a e-mails, porque não queria despender nenhuma energia além da estritamente necessária para o que tinha de fazer, o que levou a que à frustração de não estar a conseguir trabalhar naquilo que era mais importante adicionasse a frustração de ter trabalho a acumular e deixar mensagens eletrónicas a atrasar.

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Finalmente, uma das coisas que expôs de forma clara para mim foi o processo do meu “guilty pleasure” o jogo Bigfarm, que vou largando e retomando conforme a época do ano. Este jogo que nada mais são que tarefas e estratégias que se vão decidindo e resolvendo, onde a satisfação deriva de tarefas concluídas e que se prolonga porque queremos fazer mais. Aliás a forma como o jogo gera lucros financeiros é fazendo os jogadores comprar “ouro” que não só permite obter artefactos com características especiais, mas também saltar o período de tempo de espera até se poder levar uma estratégia a cabo. É só isso, o raio do jogo, pá.

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Ou seja, o jogo, eliminando as consequências negativas de não se fazer uma tarefa, foca apenas a possibilidade de obter um reforço positivo por uma coisa que fazemos, e assim se torna viciante, porque enquanto humanos temos necessidade de fazer e concluir coisas. Não obstante, alguns investigadores têm defendido a tese de que temos uma capacidade limitada de tomar decisões por dia. O que posso dizer é que nos dias em que jogo Bigfarm acabo por ser menos produtiva, mesmo em termos de procrastinação. Nos outros dias não significa que procrastine menos, mas o tipo de coisas que faço são ainda assim mais produtivas porque são essencialmente atividades de escrita e reflexão pessoal, são vídeos de youtube que são úteis, etc. E a verdade é que gosto mais de mim nesses dias, mesmo quando não cumpro os meus objetivos todos.

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Reflexões finais

Depois de implementar esta metodologia, sinto-me muito mais eficiente e não sinto que isso se deva a mais esforço, mas simplesmente ao facto de ter deixado de ser o bottleneck de algumas decisões: tento despachar tudo o melhor que posso, mas sem ficar a sentir-me responsável por aquilo que não é da minha responsabilidade. Uso bastante o snooze do gmail e continuo a usar o boomerang para adiar e-mails que podem esperar em vez de ficarem na inbox a ocupar espaço. Ter a inbox vazia, torna mais fácil filtrar as novas mensagens que chegam de acordo com os 4 D’s.

Preciso de introduzir uma mudança importante, no entanto: preciso que o primeiro período concentrado do dia seja tunnel time e não resposta a e-mails para poder avançar com outro trabalho mais relevante e importante (será o próximo objetivo).

Coisas que fizeram a diferença de forma surpreendente ao longo do desafio foram:

  • o impacto de fazer “unsubscribe” a newsletters,
  • não estar sempre a ver o e-mail, concentrando em dois periodos diários apenas estas tarefas;
  • separar os períodos pessoais e de trabalho todos os dias e especialmente ao final de semana
  • a sinergia entre inbox zero, tunnel time e tarefas incompletas.

No princípio, o desafio parecia-me inalcançável porque ficava muito ansiosa com a quantidade de tarefas e o tempo que estava a passar. A gestão desta ansiedade acabou por ser a coisa mais difícil de conseguir ao longo do mês, mas no final deste desafio,  tratar da inbox começou a ser um pequeno prazer no início do dia. Fico logo de manhã com a sensação de que concluí alguma coisa de útil e importante, embora me pareça que pode ser mais produtivo ainda passar esse período para o final do dia e meio da tarde, tal como fiz a meio do desafio. Falta ainda esse equilíbrio – vamos ver como corre o desafio de 30 dias de tunnel time, que comecei ontem mesmo.

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