[Produtividade] “Getting Things Done”: a “inbox”

Continuo a implementar a metodologia desenvolvida por David Allen, o “Getting Things Done”.

Esta quinzena implementei uma coisa simples, mas muito boa: a “inbox” física.

Depois de em julho ter começado a experimentar um decréscimo muito significativo no meu stress e um aumento de “things” “getting done”, decidi continuar a explorar esta metodologia.

Procurei online perceber como poderia continuar a implementar a mesma e encontrei este post do blog oficial do GTD (Getting Things Done), que apesar de defender que se pode começar por qualquer lado, sugere após o braindump (que já fiz em julho) que se arrume uma gaveta.

Não fui arrumar gavetas, mas fez sentido para mim fazer qualquer coisa relativa ao meu espaço físico.

A inbox

Depois de um fim de semana em Évora eu e o Edgar comprámos um cocho de cortiça (ver imagem supra) para o móvel da entrada de casa e apesar de originalmente a ideia ser que este apenas recolhesse as nossas chaves, carteiras e telemóveis, rapidamente se tornou no abrigo de tudo e mais alguma coisa: folhetos e revistas deixadas no correio, pilhas gastas, peças soltas de gadgets, etc! Quando um sítio alberga tudo ao monte, nada é fácil de encontrar.

Então, peguei numa pouco glamorosa caixa de sapatos e coloquei na estante por baixo do concho, mesmo à entrada, para ser a nossa inbox: tudo o que não tem associado uma ação imediata vai direto para a inbox. Uma vez por semana, vemos em conjunto o que lá está e o que é para fazer com essas coisas.

(diagrama de decisão da inbox –
incluí por uma questão de referência, na prática o sistema é bem mais orgânico e flui bastante facilmente)

Esta medida teve vários efeitos positivos:

  1. não fica o móvel de entrada cheio de tralhas espalhadas quando se entra em casa, o que fica pouco estético e é pouco prático.
  2. as chaves, carteiras, telemóveis (e agora também o chapéu e uma chupeta do miúdo) são sempre fáceis de encontrar.
  3. não precisamos de estar a pensar muito no que é que vamos fazer com o recibo que tiramos da carteira ou do saco do supermercado (e o mesmo vale para a chave partida, as pilhas usadas, as fotos que encontramos à balda numa gaveta… etc.): vai tudo diretamente para a inbox.
  4. existe um sítio óbvio para procurar coisas durante a semana, se de repente precisamos de saber onde está o recibo dos sapatos, ou da peça que se encontrou mas não se sabia de onde era.
  5. Nunca acumulamos papelada importante e pouco importante à mistura e a papelada importante fica devidamente organizada e acessível.
  6. criámos um ritual bom de final da semana em que eu pego na inbox, e decidimos facilmente o que fazer com as coisas: surpreendentemente ou não vai quase tudo para a reciclagem (com uma semana de intervalo, parece-nos muito mais óbvio que não precisamos de um menu de pizza lá em casa, que os recibos do supermercado podem ser reciclados, que não temos utilidade para mais um recipiente de plástico…), mas também é o momento em que aproveitamos para ver os folhetos e revistas que queremos ver (e que de outra forma ficariam a pairar lá em casa à espera de uma oportunidade e a fazer lixo sem nunca serem realmente vistos) antes de as reciclarmos ou guardarmos por algum motivo, e em que refletimos um pouco acerca da nossa semana. Recomendo!

Tenho reparado que com o passar do tempo, a nossa inbox é cada vez mais fácil e rápida de limpar, que é algo que o David Allen refere relativamente ao “mindsweep” (uma espécie de revisão mental da semana), mas tenho verificado já relativamente a esta medida que tal também sucede (o que está a criar esta expectativa para as restantes fases do processo… o que se calhar não é realista…)

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