No contexto do GTD, “projetos” são simplesmente todas as ideias que requeiram um conjunto de ações para serem concluídas. A organização das ações por projetos é, para mim, a grande chave daquilo que é a eficiência do sistema.
O David Allen, autor da metodologia, diz que em média uma pessoa tem cerca de 10 a 100 projetos em progresso e que não vale a pena distinguir ente projetos pessoais e profissionais, porque todos ocupam a nossa mente de forma semelhante e o objetivo da metodologia é ter a “mente como água”, ou seja, livre das coisas que não se podem trabalhar/concluir no momento em que estamos para podermos realmente estar presentes no momento e com as pessoas que são importantes para nós.
Assim, a ideia chave é que uma pessoa não “faz” projetos, apenas “faz” ações e portanto projetos são todos os open loops de ações que detemos.
Para manter um projeto corrente/atual temos de ser capazes de identificar a próxima ação ( e fazê-la!). Os projetos são revistos semanalmente nas reflexões/revisões semanais, de modo a poderem manter-se atuais e em movimento ou então a passarem para o arquivo e não nos ficarem a pesar na consciência.
Algumas ideias-chave…
- O projetos são os resultados atingir (outcomes) que vão requerer mais do que uma só ação e que se vão terminar no máximo nos próximos 12 meses.
- Os projetos devem ser listados pelo RESULTADO (outcome) que se quer atingir e que se pode marcar como feito, quando se atinja – nomes de projetos eficientes podem motivar-nos para seguir em direção ao resultado que se gostaria de atingir e ajudam a tomar decisões estratégicas
- A lista de projetos deve ser encarada como uma tabela atualizada resultados que queremos presentemente obter.
- Para serem considerados atuais/correntes, todos os projetos devem ter associado a si pelo menos uma próxima ação, “waiting for” (pendente) ou ação/evento de calendário – se não, devem ser passados para a lista “Someday/Maybe”
- Os projetos atuais e planos dos projetos (a lista de todas as ações necessárias para a sua conclusão) devem ser revistos todas as semanas para se manterem correntes/atuais
- Cada projeto pode ter mais do que uma ação seguinte desde que estas não sejam sequenciais (i.e. dependentes umas das outras); ações sequenciais devem ser guardadas junto dos planos de projetos.
Apontamento pessoal
Sempre fui muito trabalhadora e ótima a executar ideias… mas quase nunca as minhas (apesar de ter ideias em grande quantidade e até em qualidade).
Senti ao perceber esta lógica dos projetos que se acompanham que talvez tenha chegado ao busílis da questão, para mim: a minha dificuldade em fechar os projetos liderados por mim e ausência de estratégias eficazes nesta área é, acredito, o que me tem travado de um ponto de vista pessoal e profissional.
Quando tomei consciência deste facto, a primeira coisa que quis fazer foi um brain dump de todas as ideias e projetos que ocupam a minha mente para decidir depois um conjunto de ações seguintes, mas acabei por seguir outra estratégia, porque depois de escrever todas as coisas que quero fazer/tenho por terminar, fui invadida de uma ansiedade extrema que me paralizou. Optei por seguir o conselho de alguém que já não consigo identificar de – que neste caso era a preparação de aulas do ano letivo que aí vem e o acompanhamento de dissertações de estudantes.
Na primeira semana que fiz isto, concluí todas as tarefas a que me tinha proposto, o que foi algo inédito na minha vida profissional (o que diz muito sobre a minha parca capacidade de estabelecer objetivos realistas!) e também foi a primeira semana em que consegui fazer a revisão semanal completa (e nem sequer demorou assim tanto tempo!).
Referências:
https://facilethings.com/blog/en/basics-projects
https://www.meaningfulhq.com/projects-tasks-getting-things-done-summary.html
Helena G. Martins 