O modelo de planeamento natural (natural planning model) é uma perspetiva bastante orgânica e intuitiva sobre como criar e desenvolver projetos.
Quando pensamos em “projeto” a maior parte de nós pensa em algo abstracto que precisa de ser “gerido”; no entanto o David Allen sugere que a chave dos projetos nesta metodologia é que são estruturados de acordo com o que se chamou o “natural planning model”. Tudo começa de forma bastante óbvia, visualizando-se o que se pretende atingir de forma clara e mensurável (hello, Gestão da Qualidade Total).
Ou seja, os projetos não são abstratos e guiam-se pelos resultados que se quer obter. Devem ser coisas concretas e observáveis, senão não são projetos (são áreas de foco ou outra coisa qualquer). Para serem projetos devem querer atingir coisas tangíveis e devem ser compostos por ações executáveis e sequenciais.
É simples.
Template disponível no evernote
No modelo de planeamento natural, devemos ter em mente 5 etapas:
- Princípios: porquê?
- Outcome visioning: o quê?
- Brainstorming: como?
- Organizar: enunciar e ordenar tudo o que deve ser feito
- Decidir o que fazer a seguir
“What would success look and feel like?”
1. Principios: porquê?
Este passo inclui uma noção clara do propósito/missão do projeto e quais os seus princípios (uma boa dica para perceber quais os princípios basilares de um projeto é pensar “daria carta branca a uma pessoa para fazer este projeto desde que…”).
Raramente pensamos nos princípios de forma consciente, mas eles existem e são especialmente importantes quando há pessoas envolvidas – se o projeto violar os nossos valores pessoais nunca o iremos considerar um sucesso!
É um passo importante porque…
- Lembra-nos porque estamos a desenvolver este projeto
- Define a visão de sucesso do projeto
- Cria critérios para tomada de decisão
- Alinha os recursos que temos para o mesmo resultado, torna a sua gestão coerente e eficiente; permite-nos perceber quais os recursos de que iremos necessitar.
- Motiva para o projeto
- Clarifica o foco das ações a desenvolver
- Expande as opções: em vez de ficarmos presos a um plano, temos a ideia do destino e se tivermos de fazer um desvio conseguimos chegar na mesma onde queremos (porque sabemos para onde queremos ir!)
- Desperta a nossa criatividade: há mais do que uma forma de chegar ao mesmo resultado!
2. Clarificar resultados
Ao clarificar resultados ficamos com uma ideia clara sobre quais deverão ser os resultados do projeto na realidade. Esta deve ser uma visão tão clara quanto possível do projeto finalizado com sucesso. Esta visão permite ativar de forma consciente e inconsciente os recursos que tems disponíveis: ideias, pensamentos, padrões…
Tarefas:
- Visualizar metalmente o projeto para além da data de conclusão
- Visualizar mentalmente o que seria uma epic win neste contexto
- Capturar características, aspetos, qualidades do projeto neste exercício
3. Brainstorming – gerar ideias!
E aqui temos o “como”. A ideias começam a surgir de forma mais ou menos aleatória. Normalmente é um processo interno, mas se o projeto é complexo, devemos capturar essas ideias usando um mapa mental ou outra técnica que previna que boas ideias se percam e ajude a gerar novas ideias a partir de outras que já existem.
Tarefas:
- capturar ideias – fazer um mapa mental (mind map)
4. Organizar
Uma vez definidos o porquê, o quê e como, é possível identificar os diferentes componentes do projeto e definir a sequência de atividades a ser levada a cabo, bem como as suas prioridades.
Tarefas:
- Identificar partes significativas do projeto
- Organizar por (uma ou mais)
- componentes
- sequências
- prioridades
- Detalhar para o nível requerido
5. Identificar as próximas ações
Finalmente aloca os recursos necessários para pôr o projeto em marcha. Isto é decidir as próximas ações para cada uma das partes do projeto.
- Decidir as próximas ações para cada uma das partes do projeto que estão ativas
- Decidir a próxima ação no processo de planeamento se necessário.
Com que nível de detalhe se dee planear um projeto? Até que se possa deixar de preocupa com ele, o que geralmente sigifica identificar uma próxima ação.
O David Allen diz que o melhor planeador é o nosso cérebro, mas que o cérebro é feito para ter ideias, não para as guardar… Fazer o planeamento num papel ou computador é sempre desejável!
Referências
Helena G. Martins 