Algumas dicas para reuniões e aulas online

Desde março que estamos todos em regime mais ou menos online, mas agora que já passou mais de meio ano desde que a maioria das pessoas começou a familiarizar-se com o zoom e tecnologias afins deixamos de ter a desculpa “não sei trabalhar com isto!” e a secreta esperança que em breve deixemos de ter de usar as mesmas. Em especial para as pessoas que têm de fazer apresentações online e gravações, ficam aqui algumas sugestões e dicas práticas.

Estas dicas são úteis para estudantes, professores e profissionais que usem uma plataforma tipo zoom para trabalhar.

Sempre que possível lavar os dentes antes de fazer uma apresentação e especialmente se esta for gravada – “mas Helena, ninguém sente mau hálito via zoom!”. Certo. Mas uma semente ou qualquer coisa que fica presa entre os dentes e só incomoda quando se começa a falar pode ser muito chata e pode impedir uma comunicação fluída ou até estragar uma apresentação
Antes de reunir por zoom ou gravar uma apresentação verificar o seu aspeto (pentear o cabelo, colocar maquilhagem, etc) – não estou a querer insinuar que o cabelo penteado ou a maquilhagem por si sejam indispensáveis, calma. O que quero frisar é que se a forma como cabelo está ou as olheiras que aparecem na tela desconcentrar, diminuir a confiança ou a distrair a pessoa que tem de fazer uma comunicação, então torna-se fundamental cuidar este aspeto antes de iniciar a reunião ou a apresentação.
Ter uma garrafa ou copo de água por perto (às vezes fica-se com a garganta seca!)
Falar pausadamente – é sempre importante podermos falar pausadamente (o que é diferente de ser chato ou monocórdico), mas em contexto online, quando nem sempre as tecnologias estão a nosso favor, é especialmente relevante garantirmos todas as condições para que todos nos possam facilmente compreender e para que a velocidade da informação transmitida seja eficiente.
Se se fizer a apresentação de pé (é vantajoso em alguns contextos), usar o apontador para mudar os slides – evita ruidos no computador e que se mude o enquadramento da imagem durante a apresentação, dano-lhe uma maior suavidade.
Cuidar bem o enquadramento: não ficar demasiado perto nem demasiado longe e cuidar de não se movimentar demasiado.
Questões tecnológicas são fundamentais: o teletrabalho faz parte da nossa vida profissional, então sejamos profissionais. É importante garantir boa iluminação, boas condições sonoras e a rede a funcionar tão bem quanto possível. Assim, a utilização de ilumiação tipo “ring light” ou outra, um microfone eficiente ou auscultadores de qualquer tipo com um microfone eficaz e ligação por cabo de rede (a wireless tende a falhar mais do que a ligação por cabo) é relevante no contexto de uma comunicação digital eficaz
onde filmar? Sugiro um canto da casa acolhedor mas neutro ou cuidar que aquilo que se vê no fundo seja algo “simpático” mas simples e não distrator. Há quem goste dos fundo que o zoom coloca, mas francamente, dado que nem sempre eles funcionam bem, podem ser fonte de distração. O reverso desta moeda é que os fundos de computador tendem a ser alvo de escrutínio por parte de quem nos observa…
Uma cadeira confortável e ergonómica é importante para a nossa saúde se estamos a trabalhar muito em casa.
Quando usamos exercícios na formação online, uma forma de responsabilizar os estudantes é a utlização de google forms ou o pedido do envio do trabalho dessa sessão para o nosso email. Cria um maior sentido de responsailidade e consequência nos participantes.
Colocar todas as informações no sistema para que a mesma seja inequívoca. A comunicação online é menos rica e mais dada a desencontros e mal entendidos: vale a pena colocar a informação disponível em diferentes plataformas e atempadamente.
Antes de abrir breakout rooms (grupos de zoom) verificar que todos pereberam o qe é para fazer e que não há dúvidas; se vai haver tarefas a fazer deixar logo o link no chat principal e assegurar-se que todos conseguem abrir esse mesmo chat.
Em conferências e eventos de networking, usar o sítio do nome para colocar o email e ser mais contactável por parte de colegas.