[Gestão de tempo] Game changer

Decidi tentar implementar os princípios da formação de gestão de tempo que fiz em julho com o Pedro Brito da NOVA SBE. Nem tudo se adapta à minha forma de funcionar, mas adquiri um hábito extraordinariamente importante que acredito ser um “game changer”.

Na formação de julho o Pedro Brito partilhou num seminário da NOVA SBE os princípios que usa para gerir o seu tempo. O Pedro usa um sistema altamente eficiente que o leva a conseguir maximizar o tempo de que dispõe; sendo algo que pratica diaramente há anos, já teve a oportunidade de fazer algumas iterações e acredito que tenha vindo a limar arestas ao longo do tempo. Em traços gerais, o sistema que nos apresentou consiste no seguinte:

1. O formador usa software MS Outlook e MS One Note
2. Todas as atividades que desempenha estão na sua agenda: desde o tempo para organizar o dia, aos jantares em família, ao exercício físico e mesmo o tempo de viagem entre reuniões. A ideia é que se estiver agendado é menos fácil alguém poder passar por cima das nossas próprias coisas importantes e “terraplanar” o nosso plano/prioridades/necessidades
   • Não é indissociável a ideia que todas as coias que precisa de fazer são anotadas algures (penso que no ONE Note).
   • As coisas que vão para a agenda estão catalogadas por cores, de modo que de um relance consiga perceber se esta a dedicar o tempo adequado aos seus diferentes projetos/áreas de vida.
3. Todos os dias dedica cerca de 30 minutos a planear as suas atividades: não é tempo perdido, é tempo ganho a perceber como estão as coisas e o que é preciso fazer (porque as coisas são dinâmicas e alteram-se de dia para dia)

Como uma verdadeira interessada pelo tema, decidi experiementar o sistema do Pedro por completo nos últimos meses – mas como seria de esperar “one size does not fit all” e o sistema teve de sofrer ajustes para se adaptar à minha realidade.

1. Usar Software Outlook e One Note

Calhou bem esta formação ter preferência por um software que ainda por cima não é Apple, porque estou a sair gradualmente do ecossistema desta marca e ainda não tinha uma alternativa para o calendário e lembretes.

A adaptação não foi complexa. O One Note como sítio onde tomar nota das coisas a fazer é muito superior aos lembretes da Apple e para as tarefas com data marcada uso o outlook o que permite manter as coisas em ordem.

A valência de agenda do outlook ainda não me “apaixona” (o aspeto visual do iCalendar e Google Calendar é mais userfriendly e fácil de usar), mas a possibilidade de integração com o Teams e o email é bastante boa.

Foi uma transição suave e penso que irei manter nos próximos tempos.

2. Anotar TODAS as atividades

Esta foi a primeira coisa que NÃO funcionou comigo. A ideia de anotar todas as atividades é ótima para pessoas altamente estruturadas e com excelente insight sobre o tempo de que necessitam para fazer as coisas, as suas necessidades bem como uma ótima autorregulação. Talvez um dia chegue lá, mas para já, anotar a hora a que me vou levantar, o tempo para fazer exercício e meditar e restantes rotinas matinais estava a gerar mais ansiedade que sensação de controlo – e isto logo nas primeiras horas da manhã! Acordava logo preocupada se estaria a falhar com alguma coisa.

Não deu. Tive de ajustar.

A minha opção foi por anotar os compromissos que tenho com outras pessoas (reuniões, consultas, exames, arguições…) e deixar na lista de tarefas as coisas que tenho para fazer.

Em alternativa a anotar as coisas todas que quero fazer num dia, optei por ir anotando as coisas que já fiz nesse dia na agenda, com as respetivas cores de modo a poder perceber onde e como estou a gastar o meu tempo. Isto permite várias coisas: ajustar expectativas, perceber onde preciso de apostar mais e ter uma noção clara das coisas que ando a fazer.

3. Preparar o dia todos os dias

Failing to prepare is preparing to fail, lá diz o ditado anglo-saxónico. Todos os sistemas de gestão de tempo sem falhar referem a importância crucial de preparar o(s) dia(s), a(s) semana(s), o(s) mes(es). As técnicas para este componente são absolutamente inesgotáveis.

Há autores que sugerem preparar o dia seguinte no final do dia anterior, outros que referem que o ideal é fazer o mesmo na manhã do próprio dia. Autores que propoem que todos os dias pensemos nos três dias que se seguem, outros que pensemos em cada dia como um elemento fechado sobre si mesmo, outros ainda que vejamos todos os dias as planificações do dia, semana, mês. Para organizar projetos e tarefas há quem sugira mindmaps (ótimos para pessoas que são muito visuais no seu estilo de aprendizagem e raciocício), quem sugira listas em papel com os mais diferentes sistemas (cores, ABC, numeradas, com números e letras [um mix com área de vida/projeto e prioridade], etc.).

O importante é preparar cada dia de forma consciente e não deixar que seja o email a ditar o que vamos fazer primeiro e onde vamos gastar o dia (e aqui até há uma autora que escreveu um livro especificamente chamado “Never check your email in the morning“).

Confesso que aplicar este princípio de forma consistente tem sido aquilo que mais impacto teve na formação que fiz em julho. Sim, já tinha lido a importância disto mil vezes, mas só depois deta fomação comecei a implementar consistentemente (daí a importância de se fazer formações mesmo sobre temas acerca dos quais lemos muito!).

Como estou a fazer isto? Primeiro fiz um “brain dump“, uma sessão em que anotei absolutamente TODAS as coisas que tinha para fazer em todas as áreas da minha vida no One Note. Nada ficou por anotar e sempre que me lembro de alguma coisa, lá volto a escrever o que falta. Esta tarefa não foi fácil. A principal sensação foi de estar assoberbada: comecei logo a ficar com taquicardia só de pensa em tudo o que tinha por fazer – mas com calma e persistência lá consegui terminar a lista.

Depois atribuí as diferentes tarefas/projetos a dias diferentes dias (também no One note).

Todos os dias antes de começar o dia e antes de ir ao email (fundamental!!) vejo o que é preciso fazer e organizo-me de acordo com as coisas mais importantes.

Há várias consequências desta estratégia, mas uma muito importante é que tenho consistentemente conseguido fazer as coisas mais importantes que tenho em mãos, embora nem sempre consiga fazer tudo o que é importante e que tenho em mãos (mas isso já é uma luta diferente :)).

Conclusão

O meu ano novo começa no início do ano letivo. Não sei se mais pessoas partilham esta ideia, mas é quando as férias terminam e começo a preparar o meu ano de trabalho que todas as possibilidades me parecem estar em aberto.

Este ano promete ser extremamente intenso e muito importante de um ponto de ista profissional para mim, o que siginifica que terei de ser melhor a gerir o meu tempo, o meu esforço e as minhas prioridades.

Desde julho, quando fiz um workshop de gestão de tempo que me estou a acostumar à ideia de gestão de tempo total, o conceito de pensar em todas as coisas que quero fazer num determinado dia e de organizar o meu dia por completo.

A principal alteração que fiz na minha gestão de tempo foi a preparação/planificação diária do dia em vez de deixar o email ditar as tarefas que vou fazer, porque o email reflete as prioridades dos outros – e não posso deixar que o mesmo continue a acontecer.